افزایش بهره‌وری فردی، سالم و ارزنده است. با این حال کارآمدی اکثر ترفندهای مربوط به افزایش بهره‌وری بسیار محدود هستند، مگر این که به صورت مستقل و بیرون از سازمانی مشغول به کار باشید. برای تاثیرگذاری اساسی بر روی عملکرد، باید سیستماتیک کار کنید. در این مقاله چهار راه برای افزایش بهره‌وری و کارایی با ایجاد تغییرات در سطح سازمانی پیشنهاد می‌شود.
سیستمی از جلسات پلکانی خلق کنید که کمک می کند مسائل با زمانبندی مناسب به سطوح مسئولیت بعدی برسند. از سیستم هایی استفاده کنید که به صورت بصری کارها را نشان میدهند تا همکاران بتوانند از پیشرفت پروژه‌ها مطلع شوند. روشن کنید که افراد چگونه باید بسته به پیچیدگی و فوریت موضوع با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. و مطمئن شوید که افرادی که مسئول انجام وظایف هستند، اختیار تصمیم گیری لازم را نیز دارند.
راهبران همیشه به دنبال بهبود بهره‌وری کارکنان (از جمله خودشان) هستند. اغلب اوقات، این تلاش فراتر از آموزش‌های ساده تر مدیریت زمان نمی‌رود. کلاس‌هایی که مزایا و معایب تکنیک‌هایی همچون “صندوق ورودی صفر”، پومودورو، ماتریس آیزنهاور و غیره را پوشش میدهند و مارا برای رسیدن به اوج بهره‌وری ترغیب می‌کنند. با توجه به این که افراد هنوز در انجام کار مستاصل هستند، در ایمیل غرق شده اند و نمی‌توانند بر اولویت‌های اساسی تمرکز کنند، می‌توان نتیجه گرفت این تکنیک‌های افزایش بهروه‌وری کارامد نیستند.
مشکل در منطق ذاتی هیچ یک از این رویکردها نیست. مشکل این است که این روش‌ها نمی توانند واقعیتی ساده را توضیح دهند: اکثر افراد در انزوا کار نمی کنند. افراد در سازمان‌های پیچیده‌ای کار می‌کنند که با وابستگی‌های متقابل بین مردم تعریف می‌شوند و اغلب این وابستگی‌ها هستند که بیشترین تأثیر را بر بهره‌وری شخصی دارند.
ممکن است در چک کردن و پاسخ دادن به ایمیل بسیار متبحر باشید، اما با حجمه عظیم ایمیل، هرگز آنقدر سریع نخواهید بود که با تمام پیام‌ها سر و کله بزنید. همچنین زمانی که مدیر عامل از شما به صورت فوری درخواست می‌کند کارتان را متوقف کرده و به کار دیگری برسید، دسته بندی‌های فوری-مهم ماتریس آیزنهاورتان از هم می‌پاشد.
همانطور که آماردان افسانه ای و مشاور مدیریت دبلیو ادواردز دمینگ در کتاب خروج از بحرانش بیان کرده است، 94٪ مشکلات و امکانات بهره‌وری مربوط به سیستم‌ها هستند نه افراد. راه حل های شخصی می توانند مفید باشند، اما موثرترین شیوه برای افزایش بهره وری و کاهش ناکارآمدی باید در سطح سیستم اجرا شود، نه در سطوح فردی.
در این متن چهار راهکار مفید وجود دارد:
جلساتتان را پلکانی کنید.
بسیاری از سازمان‌هایی که بهره‌وری بالایی دارند، جلسات پلکانی روزانه برگزار می‌کنند و پروسه بالارفتن مشکل در این پلکان را مشخص می‌کنند. اولین جلسه، متشکل از کارمندان خط مقدم، در ابتدای روز کاری برگزار می‌شود. جلسه بعدی، متشکل از سرپرستان، سی دقیقه بعد تشکیل می‌شود. مدیران رده های پایین تر سی دقیقه پس از آن ملاقات می کنند، سپس معاونان و در نهایت تیم اجرایی جلسه می گذارند.
مشکلات در پایین ترین سطح ممکن حل می شوند. اگر تصمیمی گرفته نشد، موضوع به سطح بعدی منتقل می‌شود. این سیستم ارتباط بین C-suite و خطوط مقدم را بهبود می بخشد. تصمیم گیری را تسریع می کند. و شاید مهمتر از همه، با کاهش تعداد ایمیل های پراکنده در مورد مشکلات مختلف، بهره وری را بهبود می بخشد.
کار را در معرض دید قرار دهید.
بیشتر کار در محیط‌های اداری نامرئی است، یا صرفا در ذهن افراد است یا در کامپیوترهایشان. در نتیجه، دانستن اینکه افراد روی چه چیزی کار می کنند یا اینکه آیا حجم کاری عظیمشان اجازه می‌دهد روی چیز دیگری کار کنند یا نه دشوار است. استفاده از تابلوهای وظایف چه فیزیکی و چه مجازی که در آن مشخص می‌شود هر کسی مشغول چه کاری است و کار در چه وضعیتی قرار دارد می‌تواند منجر به توزیع کار به صورت عادلانه‌تری شود.
همچنین ایمیل‌های بی‌شمار و جلساتی که برای بررسی وضعیت کارهای مختلف تشکیل می‌شوند کمتر خواهند شد. با پیاده کردن چنین سیستمی کارها با تلاش کمتر، سریع تر و کیفیت بالاتری انجام خواهد شد.
همچنین مشخص شدن زمان توقف کار نیز می‌تواند به همان اندازه مفید باشد. لزلی پرلو، استاد دانشکده بازرگانی هاروارد، زمانی که با گروه مشاوره بوستون کار می‌کرد، دریافت که مشخص کردن زمانی خصوصی در عصر یا شب به دور از کامپیوترهایمان دارای اهمیت بسیاری است. همچنین حین کار باید زمان‌هایی در نظر بگیریم که در آن کسی ایمیلی ارسال نمی‌کند و افراد مزاحم کار یکدیگر نمی‌شوند.
این امر منجر به افزایش رضایت شغلی و تعادل میان کار و زندگی بدون آسیب به کیفیت خدماتمان می‌شود. در این مورد، “پیش‌بینی پذیری” همان کار “در معرض دید بودن” را انجام می‌دهد و به کامندان کمک می‌کنند بدانند همکارانشان چه می‌کنند و واکنش مناسب نشان دهند.
“بت سیگنال” را مشخص کنید.
طرفداران بتمن به یاد دارند که پلیس، بتمن را با تصویر خفاشی که در آسمان شب پخش می‌شد احضار می‌کرد. بت سیگنال برای مواقع بحرانی، مانند زمانی که جوکر فرار کرده بود، در نظر گرفته شده بود. نه زمانی که یک قانون شکن بلیط پارکینگ‌اش را پرداخت نمی‌کرد. همانطور که مارشال مک لوهان بیان کرد، رسانه، خودش پیام بود. متأسفانه، بیشتر سازمان‌ها روش مشابهی برای نشان دادن این که موضوعی واقعا ضروری است ندارند.
وقتی کارمندان راه ارتباطی مشخصی نداشته باشند باید برای این که پیامی از دستشان در نرود پیگیر تمام پیامرسان‌ها باشند. و این کار برای بهره‌وری بسیار مضر است. اگر شرکت ها کانال هایی را برای مسائل فوری و غیر فوری مشخص کنند، می توانند کار را برای افراد آسان تر کنند.
مسئولیت را همراه اختیار کنید.
اغلب کارمندان مسئول کارهایی می‌شوند که برای محقق کردن نتایج مطلوب نیازمند اختیارات بیشتری هستند. این ناهماهنگی منجر به ناامیدی، استرس و فشار بیش از حد می شود. به عنوان مثال، در یک شرکت کفش پانصد ملیون دلاری، بنیانگذار و مدیرعامل که مدت زیادی بود در بخش توسعه محصول کار نمی‌کرد به این نتیجه رسید که از طراحی کفش خاصی که تیمش درست کرده بودند خوشش نمی‌آید.
و یک کانتینر چهارصد هزار دلاری کفش را که در راه آمریکا بود به آفریقا فرستاد و متضرر شد. معاون توسعه محصول نه تنها روحیه‌اش تضعیف شد، بلکه باید در آخرین لحظه تلاش می‌کرد تا خود را با تصمیم مدیرعامل هماهنگ کند. راه بسیار ساده است: اگر کارمندی مسئول نتیجه خاصی است، باید بدون این که در میان انبوهی ایمیل، جلسات و ارائه گیر کند اختیارات لازم برای تصمیم‌گیری داشته باشد.
ساختار مدیریتی “شبکه” شرکت تولیدی WL Gore & Associates نمونه ای عالی از سازمانی است که این ایده را اجرا کرده است. این شرکت سه میلیارد دلاری به طور گسترده مسئولیت راهبری را در سراسر سازمان توزیع می کند، و به کارمندان اجازه می دهد تا تصمیمات کم خطر را به تنهایی اتخاذ کنند و فقط برای تصمیمات پر خطر به تاییدیه نیاز دارند.
گور، دهه ها را صرف توسعه و اصلاح فرهنگ، سیستم‌ها و فرآیندها کرده است تا از ساختار سازمانی منحصر به فرد خود پشتیبانی کند، بنابراین ممکن است برای شرکت دیگری کپی کردن مدل آنها دشوار باشد. با این وجود، این نمونه ای از نوع تفکری است که می تواند بهره وری فردی – و سازمانی – را بهبود بخشد.
افزایش بهره وری فردی سالم و ارزنده است. با این حال کارآمدی اکثر ترفندهای مربوط به افزایش بهره‌وری بسیار محدود هستند، مگر این که به صورت مستقل و بیرون از سازمانی مشغول به کار باشید. برای تاثیرگزاری اساسی بر روی عملکرد، باید سیستماتیک کار کنید.
میشن کنترل، سیستم پیشنهادی برای افزایش بهره‌وری شماست که می‌تواند در سطوح فردی و سازمانی پیاده‌سازی شود. سیستم میشن کنترل بسیاری از 500 سازمان برتر دنیا درحال پیاده سازی است. میشن کنترل سیستمی است که به شما و افراد تیمتان کمک می‌کند تا خالق زندگی خودتان باشید و با کامل بودن با آنچه برای انجام دادن و رسیدگی دارید، قدرت، رهایی و آرامش خاطر را تجربه کنید. وی‌ما، تنها ارائه دهنده رسمی دوره میشن کنترل در منطقه است.
منبع:
https://hbr.org/2021/01/productivity-is-about-your-systems-not-your-people